بررسی واکنش‌های مختلف به صورتحساب‌های الکترونیکی در سامانه مودیان

با ورود سامانه مودیان به سیستم مالیاتی نظارت و پیگیری معاملات تجاری راحت تر و دقیق تر شده است بدین ترتیب میزان افزایش شفافیت مالی نیز بالاتر رفته است.با تصویب قانون پایانه های فروشگاهی ، مودیان در این سامانه ثبت نام میکنند و در کارپوشه ای که در سامانه به آنها اختصاص داده می شود میتوانند پرونده های مالیاتی خود را رصد کنند. کارپشوه به عنوان یک پل ارتباطی بین مودی و سازمان امور مالیایت می باشد.

بدین ترتیب که مودیان می بایست صورتحساب های خود را از طریق نرم افزار واسط سامانه مودیان که از شرکت های استارت آپ همچون کاریا حساب ، مالیتور ، هوفر و حسابدار اپ تهیه کرده اند ،  ثبت و به کارپوشه در سامانه مودیان ارسال کنند و سازمان امور مالیاتی با دسترسی های مجازی که دارد می تواند این صورت حساب ها را بررسی کند و نسبت به اطلاعات صورتحساب ها واکنش نشان دهد. در این سیستم، هر صورتحساب الکترونیکی پس از ارسال به سامانه وارد یک فرآیند پیگیری می‌شود که از طریق واکنش‌های مختلف خریدار و فروشنده کنترل و تأیید می‌گردد. این واکنش‌ها به سامانه امکان می‌دهند تا هر مرحله از فرآیند مالی را به دقت رصد کند و وضعیت نهایی صورتحساب را برای هر دو طرف، یعنی خریدار و فروشنده، مشخص سازد.

تعریف صورتحساب‌های الکترونیکی در سامانه مودیان

صورتحساب‌های الکترونیکی، پس از صدور توسط فروشنده، به کارپوشه مالیاتی در سامانه مودیان منتقل می‌شوند و برای هر صورتحساب وضعیت‌هایی همچون در انتظار واکنش، تأیید شده، رد شده، عدم نیاز به واکنش، و عدم امکان واکنش تعریف می‌شود. این انواع مختلف وضعیت‌ها به کاربران امکان می‌دهد تا با آگاهی از جزئیات هر صورتحساب، تصمیمات لازم را بگیرند.

 واکنش‌های مختلف خریدار به صورتحساب

پس از صدور و ارسال صورتحساب توسط فروشنده، خریدار با مشاهده آن در کارپوشه مالیاتی خود می‌تواند نسبت به صورتحساب واکنش نشان دهد. این واکنش‌ها به‌صورت تأیید، رد، یا عدم نیاز به واکنش طبقه‌بندی می‌شوند که هر کدام اهمیت خاصی دارند.

– تأیید صورتحساب

خریدار در صورت صحت اطلاعات وارد شده، صورتحساب را تأیید می‌کند. این تأیید می‌تواند به‌صورت دستی و توسط خود خریدار انجام شود، یا اگر ۳۰ روز از زمان صدور صورتحساب بگذرد و خریدار واکنشی نشان ندهد، تأیید به‌صورت خودکار انجام می‌شود. برای مثال، اگر شرکتی صورتحساب خرید تجهیزات اداری را دریافت کند و در بازه زمانی مشخص آن را تأیید نکند، این صورتحساب به‌صورت سیستمی به عنوان تأیید شده ثبت خواهد شد.

– رد صورتحساب

اگر خریدار با محتوا یا جزئیات صورتحساب مخالف باشد، می‌تواند آن را رد کند. این رد ممکن است ناشی از مغایرت در کالا یا خدمات، عدم توافق در قیمت، یا اشکال در اطلاعات مالی باشد. برای مثال، اگر خریدار متوجه شود که در صورتحساب کالای اشتباهی ذکر شده یا قیمت نادرستی اعمال شده، می‌تواند با رد صورتحساب فروشنده را از نیاز به اصلاح یا ابطال آن مطلع کند. پس از رد صورتحساب، فروشنده موظف به اصلاح و صدور مجدد آن یا ابطال کامل صورتحساب است.

– عدم نیاز به واکنش

در برخی از انواع صورتحساب‌ها، خریدار نیازی به انجام واکنشی ندارد و وضعیت به‌صورت خودکار ثبت می‌شود. سه مورد رایج در این وضعیت عبارتند از:

اگر صورتحساب از نوع دوم بوده و خریدار مصرف‌کننده نهایی باشد که کارپوشه مالیاتی ندارد.

اگر صورتحساب به دلایلی توسط خریدار رد شده و فروشنده آن را ابطال کرده باشد.

در شرایطی که فروشنده قبل از واکنش خریدار، تصمیم به ابطال صورتحساب بگیرد.

3. انواع صورتحساب‌ها در سامانه مودیان

سامانه مودیان برای مدیریت و تفکیک بهتر، صورتحساب‌های الکترونیکی را به سه دسته اصلی تقسیم کرده است که هر دسته کاربرد خاصی دارد و به شرایط معامله بستگی دارد.

– صورتحساب نوع اول

صورتحساب نوع اول، کامل‌ترین نوع صورتحساب است که شامل اطلاعات دقیق از هر دو طرف معامله، یعنی فروشنده و خریدار، می‌باشد. اطلاعاتی همچون شماره اقتصادی، شناسه ملی، آدرس، و کدپستی از جمله اطلاعاتی هستند که در این نوع صورتحساب به‌صورت کامل ذکر می‌شوند. برای مثال، در معاملات پیمانکاری یا فروش‌های عمده، صورتحساب نوع اول با تمامی جزئیات و بر اساس الگوهای استاندارد، مانند الگوی فروش یا الگوی صادراتی، تنظیم می‌شود.

– صورتحساب نوع دوم

صورتحساب نوع دوم، مختص معاملات با خریداران نهایی است که نیازی به ثبت کامل اطلاعات خریدار و محاسبه اعتبار مالیاتی ندارند. این نوع صورتحساب به‌خصوص در معاملات نقدی کاربرد دارد. برای مثال، فروشندگان طلا و جواهر از این نوع صورتحساب برای معاملات روزانه خود استفاده می‌کنند که نیازی به ذکر کامل جزئیات خریدار ندارند.

– صورتحساب نوع سوم

صورتحساب نوع سوم به‌عنوان رسید تراکنش‌های الکترونیکی مانند پرداخت‌های دستگاه‌های کارت‌خوان (POS) و درگاه‌های پرداخت آنلاین صادر می‌شود. این نوع صورتحساب، شامل اطلاعات پایه‌ای مانند مبلغ، تاریخ و زمان تراکنش است و برای پرداخت‌های روزمره و سریع در فروشگاه‌ها و رستوران‌ها مناسب می‌باشد. برخلاف سایر صورتحساب‌ها، مالیات بر ارزش افزوده در این نوع صورتحساب برای خریدار لحاظ نمی‌شود و به‌عنوان سند تأیید تراکنش ثبت می‌شود.

4. وضعیت‌های صورتحساب در سامانه مودیان

هر صورتحساب در سامانه مودیان، بسته به واکنش خریدار، به یکی از وضعیت‌های زیر تغییر می‌یابد:

– در انتظار واکنش

صورتحساب در حالت انتظار واکنش قرار دارد زمانی که خریدار هنوز به آن واکنش نشان نداده است. در این حالت، خریدار فرصت دارد طی ۳۰ روز اقدام به تأیید یا رد صورتحساب نماید. اگر واکنشی صورت نگیرد، سامانه به‌طور سیستمی صورتحساب را تأیید می‌کند.

– تأیید شده

صورتحساب در حالت تأیید شده به دو صورت می‌تواند باشد؛ یا خریدار به‌طور دستی آن را تأیید کرده یا پس از اتمام مهلت ۳۰ روزه تأیید سیستمی صورت گرفته است. در صورتی که صورتحساب نوع اول و پرداخت به‌صورت نقدی باشد، اعتبار مالیاتی برای خریدار نیز لحاظ می‌شود.

– رد شده

در صورت مخالفت خریدار با محتوا یا مبلغ صورتحساب، وی می‌تواند آن را رد کند. این رد به معنای آن است که خریدار با اطلاعات صورتحساب موافق نیست و ممکن است ناشی از اشتباه در جزئیات کالا، قیمت، یا عدم توافق مالی باشد. در این شرایط، فروشنده باید با اصلاح و صدور مجدد فاکتور یا ابطال آن، مشکل را برطرف کند.

– عدم نیاز به واکنش

این وضعیت زمانی رخ می‌دهد که خریدار به‌صورت سیستمی نیازی به انجام واکنشی ندارد. معمولاً در صورتحساب‌های نوع دوم یا در صورت ابطال صورتحساب توسط فروشنده پیش از واکنش خریدار، این وضعیت به نمایش درمی‌آید.

– عدم امکان واکنش

در مواردی، امکان واکنش به صورتحساب برای خریدار به دلیل مشکلات فنی یا نقص اطلاعات وجود ندارد. این وضعیت در چهار حالت زیر ممکن است اتفاق بیفتد:

خریدار فاقد کارپوشه باشد یا کارپوشه‌اش دارای مشکل فنی باشد.

کارپوشه خریدار به دلایلی غیرمجاز اعلام شده باشد.

خریدار فاقد شناسه یکتا باشد.

اطلاعات شناسایی خریدار، از جمله شناسه اقتصادی، ناقص یا اشتباه ثبت شده باشد.

به‌عنوان مثال، اگر فروشنده در حین صدور صورتحساب، اطلاعات خریدار را به‌درستی وارد نکرده باشد، ممکن است صورتحساب هرگز به دست خریدار نرسد و در این شرایط، لازم است فروشنده فاکتور را حذف و با اطلاعات صحیح مجدداً ثبت کند.

منبع :

جدول واکنش‌ها به صورتحساب‌های الکترونیکی در سامانه مودیان

نوع واکنش	توضیحات	نکات کلیدی
در انتظار واکنش	صورتحسابی که خریدار هنوز واکنشی نشان نداده است و 30 روز برای تأیید یا رد آن فرصت دارد. در صورت عدم واکنش در این بازه، صورتحساب به‌طور خودکار تأیید می‌شود.	اگر خریدار در مدت 30 روز صورتحساب را تأیید یا رد نکند، تأیید سیستمی انجام می‌گیرد.
تأیید شده	صورتحسابی که توسط خریدار تأیید شده یا پس از 30 روز بدون واکنش، به‌طور خودکار تأیید گردیده است. در صورتحساب نوع اول که نقدی پرداخت شود، اعتبار مالیاتی نیز به خریدار تعلق می‌گیرد.	ممکن است تأیید به صورت دستی توسط خریدار یا سیستمی صورت گیرد.
رد شده	صورتحسابی که خریدار با آن موافق نیست و آن را رد کرده است. رد ممکن است به دلیل مغایرت در کالا، قیمت، یا اطلاعات نادرست باشد.	فروشنده باید صورتحساب را اصلاح و دوباره ارسال کند یا به طور کامل ابطال نماید.
عدم نیاز به واکنش	صورتحسابی که خریدار نیاز به واکنش خاصی ندارد. این حالت در سه وضعیت رخ می‌دهد: صورتحساب نوع دوم (مصرف‌کننده نهایی)، رد و ابطال توسط فروشنده، ابطال قبل از تأیید خریدار.	اگر مصرف‌کننده نهایی کارپوشه مالیاتی نداشته باشد، صورتحساب نیازی به واکنش ندارد.
عدم امکان واکنش	زمانی که خریدار به دلیل نقص اطلاعات یا مشکلات فنی نمی‌تواند به صورتحساب واکنش دهد. این وضعیت ممکن است به دلیل نبود کارپوشه، اشکال فنی، نداشتن شناسه یکتا، یا درج نادرست اطلاعات خریدار باشد.	اگر اطلاعات خریدار به اشتباه وارد شود، صورتحساب به کارپوشه او نخواهد رفت و باید اصلاح و مجدداً صادر شود.