چگونه یک اتاق جلسات برای دفتر مدرن طراحی کنیم؟

همه می دانند که جلسات غیر ضروری بدترین بخش هر روز کاری هستند. اما برای جلساتی که باید برگزار شوند، داشتن یک اتاق کنفرانس که به خوبی طراحی شده و با ابزارهای مناسب مجهز شده باشد می تواند در تلاش برای انجام کارها تفاوت بزرگی ایجاد کند. هنگام طراحی اتاق های کنفرانس، موارد زیادی از جمله فناوری، چیدمان در دفتر و طراحی داخلی را باید در نظر بگیریم. در این مقاله موارد مهم در این زمینه طراحی اتاق جلسات را بیان می کنیم.

هنگام طراحی اتاق کنفرانس تیم خود، مهم است که نه تنها کارمندان و مشتریانی را که از این فضا استفاده می کنند، بلکه هدف آن را نیز در نظر بگیرید. هر دفتر و تیم متفاوت است و اهداف یک جلسه می تواند بسته به اینکه با چه کسی ملاقات می کنید، در مورد چه چیزی ملاقات می کنید و اهداف شما برای جلسه چیست، می تواند متفاوت باشد.

سایر مواردی که باید در نظر داشت شامل مکان و آکوستیک گرفته تا فناوری صوتی و تصویری و حتی رنگ آمیزی است. پس از همه، اگر همه این عناصر در کنار هم بتوانند بهره وری را برای کارمندان شما چند امتیاز افزایش دهند، احتمالاً ارزش آن را دارد.

اتاق کنفرانس، اتاق جلسات، اتاق هیئت مدیره؟

ما در اینجا از اصطلاح اتاق جلسات استفاده می کنیم تا اتاق هایی را که جلسات در آن برگزار می شود مشخص کنیم، اگرچه در سطح جهانی اتاق کنفرانس و اتاق جلسه به طور مترادف استفاده می شوند.

هنگام طبقه بندی عکس های پروژه، ما این فضاها را بر اساس اندازه و رسمی بودن آنها متمایز می کنیم، حتی اگر عملکرد یک اتاقی که افراد در آن ملاقات می کنند اساساً یکسان باشد:

اتاق جلسه کوچک: اتاق های جلسه ای که ظرفیت 6 نفر یا کمتر را دارند

اتاق جلسه بزرگ: اتاق های جلسه ای که ظرفیت 7 نفر یا بیشتر را دارند

اتاق هیئت مدیره: اتاق های جلسه ای که رسمی تر هستند و برای مدیران ارشد رزرو شده اند

قبل از اینکه به جزئیاتی بپردازیم که یک اتاق کنفرانس را به مکانی ارزشمند برای همه تبدیل می کند، بیایید انواع مختلفی را که امروزه در دفاتر مدرن وجود دارد، بررسی کنیم.

اتاقی با فضای راحت و دوستانه

در حالی که از نظر فنی اتاق کنفرانس نیست، این منطقه در دفتر شما برای یک هماهنگی سریع، یک مکالمه با مشتری یا یک تماس تلفنی غیر خصوصی عالی است. این فضاها با مبل، صندلی‌های نرم و یک یا دو میز قهوه، راهی عالی برای تقویت همکاری و ارتباط بدون ایجاد دیوار هستند. در حالت ایده‌آل، آن‌ها فاصله خوبی از ایستگاه کاری مرکزی شرکت شما دارند تا فضایی از فضا و حریم خصوصی ایجاد شود که با جلسه همراه است.

اتاق جلسه

اتاق جلسه به طور معمول برای جلسات خصوصی و یا برای 2-6 نفر، کنفرانس های ویدئویی کوچک و جلسات کاری اختصاصی عالی هستند. یک اتاق جلسه معمولاً به یک میز گرد یا مستطیلی کوچک، صندلی راحت و فضای اضافی برای افراد برای برخاستن و حرکت مجهز شده است. در حالی که این اتاق‌ها مطمئناً می‌توانند به تجهیزات صوتی و تصویری مجهز شوند، این ممکن است فضایی باشد که مردم کامپیوتر را زمین بگذارند و یک مکالمه یا جلسه تخته سفید پشت درهای بسته داشته باشند. از خلاقیت در این فضاها نترسید تا کارمندان شما نیز همین کار را انجام دهند!

کابین تلفن

یک کابین تلفن فضایی عالی برای یک فرد است که بتواند با مشتری یا همکار تماس بگیرد. این اتاق‌های کوچک معمولاً حدود 4 فوت در 4 فوت هستند، و به یک میز کوچک و صندلی مجهز هستند و صداگیر و خصوصی هستند. هنگام طراحی فضای اداری خود، در نظر بگیرید که پیمانکار عمومی چند مورد از این موارد را بسازد یا به دنبال مدل‌های پیش‌ساخته‌ای باشید که می‌توان آن‌ها را به راحتی در یک دفتر موجود گنجاند.

اتاق تیم

این اتاق‌ها اتاق‌های کنفرانس کوچک‌تر شما هستند که می‌توانند به‌راحتی ۴ تا ۱۲ نفر را در خود جای دهند. این اتاق ها که به یک میز کنفرانس استاندارد و صندلی های کنفرانس مجهز شده اند، به گروه های بزرگتر اجازه می دهند تا سرهای خود را کنار هم بگذارند در حالی که همه می توانند دیده شوند و شنیده شوند. آنها معمولاً یک تنظیم AV دارند که امکان ارائه و کنفرانس را فراهم می کند، اما تمرکز اصلی بر ارتباط و استراتژی تیم است.

اتاق هیئت مدیره

این اتاق برای رویداد اصلی هستند، جلسات مهم مشتری یا هیئت مدیره، گردهمایی بخش و سایر جلسات همکاری محوری. آنها برای 10 تا 20 نفر طراحی شده اند و احتمالاً بیشتر از سایر اتاق ها توجه (و بودجه) شرکت شما را جلب خواهند کرد. بسیاری از تیم‌ها، تصمیم می‌گیرند تجهیزات صوتی و تصویری را به‌طور کامل در اتاق ادغام کنند تا تجربه‌ای خاص و مناسب را برای رهبری و استفاده مشتری ایجاد کنند. میزهای بزرگ، چندین صندلی، کمد یا سایر مبلمان‌ها برای این اتاق‌ها عالی هستند.

تجهیزات مورد نیاز برای طراحی اتاق جلسات

بدون پیشرفت در فناوری و تجهیزات، جلسات چیزی جز خواندن یادداشت شخصی حضوری نبودند. امروزه اتاق جلسات نه تنها از فناوری برای کمک به انجام کار استفاده می‌کنند، بلکه به آن متکی هستند.

آکوستیک سالن: بیشترین پیشرفت در فناوری اتاق کنفرانس، پانل‌های آکوستیک باشد. ترکیبی از چوب، پنبه و پارچه صداگیر، این پنل‌های نصب شده روی دیوار/سقف به کنترل صدا در اتاق کنفرانس کمک می‌کنند.

تجهیزات صوتی و تصویری: پس از درست کردن آکوستیک اتاق، بررسی موارد صوتی و تصویری اتاق را باید در نظر گرفت، ممکن است برای اتاق های کوچک تهیه یک تلویزیون 50 یا 60 اینچی کافی باشد اما برای اتاق های بزرگ نیاز به ویدئو پروژکتور بزرگ، بسیار مهم است.

صندلی مناسب: جلسات طولانی ممکن است به صندلی راحت تر و ارگونومیک نیاز داشته باشند. ممکن است جلسات کوتاهتر حتی به صندلی نیاز نداشته باشند زیرا برخی از شرکت‌ها ترجیح می‌دهند جلسات ایستاده برگزار کنند تا به اطمینان از اختصار کمک کنند.  همچنین می‌توانید صندلی‌های نیمکتی یا مبل را در اطراف محیط اتاق کنفرانس اضافه کنید تا در صورت نیاز حداکثر تعداد افراد را گسترش دهید.

میزها: البته اکثر کارها به یک میز نیاز دارند، اگرچه برخی از گزینه‌های جایگزین ممکن است شامل میزهای لپ‌تاپ کوچکتر یا تریبون برای اتاق‌های جلسه با محوریت ارائه باشند.

تجهیزات مشارکتی: ویدئو کنفرانس، نمایشگرهای اتاق و سطوح نوشتن مانند تخته وایت برد یا تخته سیاه. سیستم‌های برنامه‌ریزی اتاق جلسه نیز بسته به اندازه سازمان شما می‌توانند مهم باشند.

طراحی اتاق جلسات با شرکت رایمند خراسان

شرکت زیستا سازه رایمند خراسان در سال 1390 با هدف مشاوره تخصصی طراحی و اجرای معماری داخلی آکوستیکی و تجهیز سالن‌های همایش، طراحی و تجهیز سالن آمفی تئاتر، سینما و فضاهای آموزشی تاسیس یافته است. این شرکت از بدو تاسیس با جذب و بهره مندی از توان کارشناسان مجرب، مجموعه منسجم و متمرکز را در راستای فعالیت خود بنا نهاده است که ما حمل آن طراحی واجرای تعداد بیشماری سالن آمفی تئاتر، همایش و کنفرانس درسطح کشور و مخصوصا استان خراسان رضوی می باشد. جهت بهره گیری از مشاوره ما در زمینه طراحی سالن همایش، آمفی تئاتر و طراحی سالن سینما با شماره 09153052647 تماس حاصل فرمائید و یا به وب سایت ما به آدرس raymandkhorasan.com مراجعه کنید.